Käyttöehdot hankintayksiköille

1. Palvelu ja sen tarkoitus

BIDI (jäljempänä Palvelu) on The Better One Oy:n (jäljempänä Palveluntarjoaja) tuottama julkisten hankintojen kilpailutusalusta. Palvelu tukee hankinnan valmistelua, hankinta-asiakirjojen laatimista, tarjousten vertailua ja sopimusvaihetta yhdessä työtilassa.

Palvelu on tarkoitettu hankintayksiköille ja niiden lukuun työskenteleville sekä hankintoihin tarjouksia jättäville tarjoajille. Nämä ehdot koskevat hankintayksiköitä ja niiden lukuun työskenteleviä. Palvelu on työkalu hankinnan valmisteluun ja läpivientiin. Se ei ole virallinen ilmoituskanava eikä se korvaa hankintailmoitusten julkaisemista laissa säädetyssä kanavassa.

Palvelun laajuudesta, käyttäjämääristä, maksuista ja sopimuskaudesta sovitaan erikseen tilaussopimuksella.

Asiakas voi kutsua Palveluun ilman käyttäjätiliä henkilöitä, kuten asiantuntijoita katselmointiin, määrittelyyn tai kyselyyn. Kutsu annetaan Asiakkaan lukuun, ja kutsutun henkilön antamat vastaukset ja kommentit ovat Asiakkaan aineistoa.

Hankintoihin tarjouksia jättävät tarjoajat käyttävät Palvelua tarjoajien käyttöehtojen mukaisesti.

2. Osapuolet ja sopimuksen synty

Sopimuksen osapuolet ovat Palveluntarjoaja ja Palvelua käyttävä organisaatio (jäljempänä Asiakas). Palvelua Asiakkaan lukuun käyttävään henkilöön viitataan jäljempänä Käyttäjänä.

Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välinen sopimus syntyy tilaussopimuksella, jonka osa nämä ehdot ovat. Jos tilaussopimusta ei ole tehty, sopimus syntyy, kun Käyttäjä hyväksyy nämä ehdot Asiakkaan lukuun. Jos tilaussopimus ja nämä ehdot ovat ristiriidassa, sovelletaan tilaussopimusta.

Käyttäjä hyväksyy nämä ehdot kirjautuessaan Palveluun ensimmäisen kerran. Kun ehtoja muutetaan, Palvelu pyytää hyväksynnän uudelleen kohdan 10 mukaisesti. Palvelu tallentaa hyväksynnän ajankohdan ja hyväksyttyjen ehtojen version.

Sopimusta sovelletaan, ellei Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välillä ole kirjallisesti toisin sovittu.

3. Rekisteröityminen ja tunnistautuminen

Palvelun käyttö edellyttää käyttäjätunnusta. Tunnukset luodaan Asiakkaan pyynnöstä tai Asiakkaan nimeämän pääkäyttäjän toimesta. Käyttäjän on annettava oikeat ja ajantasaiset tiedot ja pidettävä ne ajan tasalla.

Palveluun kirjaudutaan Microsoftin työ- tai koulutilillä (Microsoft Entra ID), Google-tilillä tai sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Sähköpostikirjautumisen salasanoja hallinnoi Microsoft Entra External ID, eikä Palvelu näe eikä tallenna salasanoja. Sähköpostikirjautuminen pyytää salasanan jokaisella kirjautumiskerralla.

Palvelu ei itse edellytä monivaiheista tunnistautumista. Microsoft- tai Google-tilillä kirjauduttaessa tunnistautuminen noudattaa Käyttäjän organisaation omia käytäntöjä, ja Asiakas vastaa siitä, että ne ovat riittävät. Palveluntarjoaja suosittelee monivaiheisen tunnistautumisen käyttöä.

Kirjautumisistunto päättyy viimeistään kahdeksan tunnin kuluttua. Käyttöoikeudet tarkistetaan tietokannasta viiden minuutin välein, joten poistettu tai muutettu käyttöoikeus tulee voimaan viimeistään viiden minuutin kuluessa.

Käyttäjä sitoutuu olemaan esiintymättä toisena henkilönä tai muun kuin edustamansa organisaation edustajana. Palveluntarjoajalla on oikeus poistaa tunnukset, jos näin on tehty.

Käyttöoikeus on henkilökohtainen. Tunnistustietojen luovuttaminen kolmannelle on kielletty, ja Käyttäjä vastaa tunnistustiedoillaan tehdyistä toimista.

Käyttäjä ei kuitenkaan vastaa käytöstä, jos tunnistustiedot päätyvät sivulliselle Käyttäjästä riippumattomasta syystä, kuten Palveluntarjoajan järjestelmään kohdistuneen tietomurron vuoksi. Vastuun päättyminen edellyttää, ettei Käyttäjä estä Palveluntarjoajaa sulkemasta tunnuksia.

Jos on syytä epäillä, että tunnistustiedot ovat päätyneet sivullisen tietoon, Käyttäjän on vaihdettava kirjautumiseen käyttämänsä tilin salasana välittömästi siinä kirjautumispalvelussa, jota tili käyttää, ja ilmoitettava asiasta osoitteeseen myynti@bidi.fi. Yhteiskäytössä olevalta päätelaitteelta on kirjauduttava ulos.

4. Osapuolten oikeudet ja velvollisuudet

Asiakas saa näiden ehtojen ja tilaussopimuksen mukaisen oikeuden käyttää Palvelua omassa hankintatoiminnassaan. Käyttöoikeutta ei saa siirtää eikä luovuttaa edelleen.

Palveluntarjoajalla on oikeus antaa Palvelun käyttöä koskevia ohjeita, ja Käyttäjä on velvollinen noudattamaan niitä.

Palveluntarjoaja kehittää Palvelua ja voi lisätä, muuttaa ja poistaa sen toiminnallisuuksia. Toiminnallisuutta olennaisesti heikentävistä muutoksista ilmoitetaan Asiakkaalle etukäteen. Esittelymateriaalissa esitetty ei sido Palveluntarjoajaa.

Asiakas vastaa Palveluun tuomastaan aineistosta ja siitä, että sillä on oikeus käsitellä aineistoa Palvelussa. Palveluntarjoaja ei valvo eikä tarkista Asiakkaan Palveluun syöttämän aineiston oikeellisuutta tai lainmukaisuutta.

Asiakas vastaa siitä, ettei sen toiminta Palvelussa loukkaa lakia, kolmannen oikeuksia tai hyvää tapaa eikä aiheuta häiriötä Palvelulle tai sen muille käyttäjille. Jos Palveluntarjoajalla on perusteltu syy epäillä tämän kohdan vastaista toimintaa, se voi estää pääsyn Palveluun ja rajoittaa aineiston käyttöä välittömästi.

Palvelun tietokanta varmuuskopioidaan automaattisesti, ja se voidaan palauttaa mihin tahansa ajankohtaan viimeisen seitsemän päivän ajalta. Varmuuskopiot säilytetään seitsemän päivää, eikä niitä säilytetä toisella maantieteellisellä alueella. Liitetiedostot tallennetaan kolmena kopiona samassa konesalissa, eikä niistä oteta erillistä varmuuskopiota. Jos aineisto häviää tai vioittuu Palveluntarjoajan järjestelmässä, Palveluntarjoaja palauttaa sen ilman aiheetonta viivytystä.

5. Tekoälyn käyttö ja tulosten luonne

Palvelu käyttää tekoälyä hankinta-aineiston laatimisen ja arvioinnin tukena. Tekoäly ehdottaa ja perustelee, hankinnan asiantuntija päättää.

Palvelun tuottamat ehdotukset, luonnokset ja arviot ovat työn tukea. Ne eivät ole oikeudellista neuvontaa eivätkä hankintapäätöksiä, eikä niihin voi vedota hankinnan lainmukaisuuden perusteena. Vastuu hankintapäätöksestä, sen perusteluista ja lainmukaisuudesta on aina hankintayksiköllä.

Palvelun tuottama sisältö on tarkistettava ennen käyttöä. Tekoäly voi tuottaa virheellistä tai puutteellista sisältöä, ja se voi tuottaa samasta aineistosta eri ehdotuksia eri kerroilla.

Palveluntarjoaja ei takaa, että Palvelun tuottama sisältö on virheetöntä, ajantasaista tai hankintalainsäädännön mukaista.

Palvelun kielimallina on OpenAI:n GPT-4o, ja CPV-koodiehdotuksissa käytetään lisäksi text-embedding-3-large -mallia. Molempia käytetään Microsoftin Azure OpenAI -palvelun kautta Palveluntarjoajan omassa Azure-ympäristössä. Muita tekoälypalveluita Palvelu ei käytä.

Azure OpenAI -resurssi sijaitsee EU:ssa, West Europe -alueella. Käyttöönottotapa on kuitenkin maailmanlaajuinen, joten Microsoft voi käsitellä yksittäisen pyynnön myös EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Palveluntarjoajan sopimuskumppani on Microsoft Ireland Operations Ltd, jonka emoyhtiö on yhdysvaltalainen Microsoft Corporation. Microsoft voi säilyttää syötteitä ja vastauksia väärinkäytösten valvontaa varten enintään 30 päivää. Henkilötietojen käsittelystä tekoälytoiminnoissa kerrotaan palvelun tietosuojaselosteessa.

Palvelu kirjaa jokaisesta tekoälykutsusta Käyttäjän, organisaation, toiminnon, mallin, ajankohdan, käytetyn laskennan määrän ja syötteestä lasketun tiivisteen. Nämä tiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on olemassa. Teknisiin lokeihin tallentuu lisäksi enintään 240 merkin ote syötteestä ja vastauksesta, ja lokit säilytetään 30 päivää.

Tekoälyn ehdotus tulee osaksi hankinta-aineistoa vasta, kun Käyttäjä hyväksyy sen asiakirjaan. Siitä eteenpäin se on Asiakkaan aineistoa samoin kuin asiakirjan muu sisältö.

6. Asiakkaan aineisto

Asiakkaan Palveluun tuoma aineisto ja Palvelussa syntyvät hankinta-asiakirjat pysyvät Asiakkaan omistuksessa. Palveluntarjoaja käsittelee aineistoa Palvelun tuottamiseksi ja Asiakkaan lukuun.

Aineistoon sisältyvien henkilötietojen käsittelystä sovitaan erikseen tietojenkäsittelysopimuksella, jossa Asiakas on rekisterinpitäjä ja Palveluntarjoaja käsittelijä. Jos tietojenkäsittelysopimus ja nämä ehdot ovat henkilötietojen käsittelyn osalta ristiriidassa, sovelletaan tietojenkäsittelysopimusta.

Sopimuksen päättyessä Asiakkaalla on oikeus saada aineistonsa käyttökelpoisessa muodossa. Sen jälkeen aineisto poistetaan Palvelusta.

Asiakkaan aineistoa ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Palveluntarjoaja ei kouluta malleja Asiakkaan aineistolla, eikä Microsoft käytä Azure OpenAI -palvelun syötteitä tai vastauksia mallien kouluttamiseen eikä luovuta niitä OpenAI:lle.

Asiakas voi pyytää aineistonsa 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Aineisto luovutetaan koneluettavassa muodossa: asiakirjat PDF-tiedostoina, rakenteinen tieto JSON- tai CSV-muodossa ja liitteet alkuperäisinä tiedostoina. Yksi luovutus on maksuton.

Aineisto poistetaan Palvelusta 90 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Varmuuskopioista aineisto poistuu, kun varmuuskopiot vanhenevat, eli seitsemän päivän kuluessa poistosta.

7. Tietoturva

Palveluntarjoaja suojaa Palvelussa käsiteltäviä tietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein laittoman ja tahattoman häviämisen, muuttumisen ja luvattoman pääsyn varalta. Täydellistä tietoturvaa ei voida taata.

Asiakas vastaa omien päätelaitteidensa, tietoliikenneyhteyksiensä ja käyttöoikeushallintansa tietoturvasta sekä siitä, että Palvelun käyttöoikeudet poistetaan, kun Käyttäjä ei enää työskentele Asiakkaan lukuun.

Palvelussa on toteutettu seuraavat suojatoimet:

• Kaikki liikenne Palveluun on salattu (TLS 1.2 tai uudempi), ja tiedot ovat salattuina myös tallennettuina.
• Liikenne kulkee verkkosovelluspalomuurin (Azure Front Door) kautta, eivätkä Palvelun taustapalvelut ole suoraan internetin saavutettavissa.
• Kirjautumisistunto on salattu. Käyttöoikeudet perustuvat rooleihin ja organisaatioon, ja tarjoukset avautuvat hankintayksikölle vasta tarjousajan päätyttyä.
• Tiedostojen lataus- ja avauslinkit ovat voimassa vain muutaman minuutin. Ladatut tiedostot tarkistetaan haittaohjelmien varalta, ja havainto näytetään tiedoston kohdalla varoitusmerkintänä. Tiedostoa ei poisteta, joten Käyttäjän on arvioitava merkitty tiedosto ennen sen avaamista.
• Salaisuudet ja avaimet säilytetään Azure Key Vaultissa, ja Palvelun osat käyttävät niitä hallittujen identiteettien kautta.
• Tiedostojen käsittelystä pidetään lokia: kuka latasi, avasi tai poisti tiedoston, milloin ja mistä IP-osoitteesta.

Palvelun alustana oleva Microsoft Azure on sertifioitu muun muassa ISO/IEC 27001 -standardin mukaisesti. Palveluntarjoajalla itsellään ei ole tietoturvasertifiointia. Henkilötietojen suojaamisesta kerrotaan tarkemmin palvelun tietosuojaselosteessa.

Palveluntarjoaja ilmoittaa Asiakkaalle tietoturvapoikkeamasta, joka koskee Asiakkaan aineistoa, ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 72 tunnin kuluessa poikkeaman havaitsemisesta.

8. Palvelun saatavuus

Palvelu on lähtökohtaisesti saatavilla ympäri vuorokauden vuoden jokaisena päivänä. Palveluntarjoaja ei kuitenkaan takaa Palvelun keskeytyksetöntä toimintaa, ellei saatavuustasosta ole erikseen sovittu.

Palvelua päivitetään ja kehitetään tarpeen mukaan, ja huolto- sekä kehitystoimenpiteet voivat aiheuttaa käyttökatkoja. Ennakoitavissa olevista katkoista ilmoitetaan Palvelussa etukäteen.

Palveluntarjoaja ei lupaa numeerista saatavuustasoa, ellei siitä ole sovittu tilaussopimuksessa. Jos saatavuustasosta sovitaan, tilaussopimuksessa sovitaan myös sen mittaamisesta ja siitä, mitä tason alittamisesta seuraa. Suunnitellut huoltotoimet tehdään mahdollisuuksien mukaan virka-ajan ulkopuolella.

9. Immateriaalioikeudet

Kaikki Palveluun, sen toteutukseen ja Palveluntarjoajan tuottamaan aineistoon liittyvät immateriaalioikeudet kuuluvat Palveluntarjoajalle. Asiakas saa näiden ehtojen mukaisen rajatun käyttöoikeuden Palveluun sopimuskauden ajaksi.

Oikeudet Palvelussa laadittuihin hankinta-asiakirjoihin ja vertailuihin kuuluvat Asiakkaalle. Asiakas saa käyttää niitä vapaasti omassa hankintatoiminnassaan ja täyttäessään julkisuuslain mukaisia velvoitteitaan.

Asiakkaalla ei ole oikeutta kopioida, muokata tai jälleenmyydä Palvelua tai sen osia, eikä käyttää Palvelua kilpailevan tuotteen kehittämiseen.

10. Sopimuksen voimassaolo ja päättyminen

Nämä ehdot ovat voimassa niin kauan kuin Asiakas käyttää Palvelua. Sopimuskaudesta ja irtisanomisesta sovitaan tilaussopimuksella. Sopimuksen päättyminen ei vapauta osapuolta velvoitteista, jotka ovat syntyneet ennen päättymistä.

Palveluntarjoaja voi estää Käyttäjän pääsyn Palveluun välittömästi, jos siihen on perusteltu syy. Perusteltu syy voi olla esimerkiksi jokin seuraavista, eikä luettelo ole tyhjentävä:

• Käyttäjä rikkoo näitä ehtoja tai voimassa olevaa lainsäädäntöä.
• Käyttäjä aiheuttaa häiriötä Palvelulle, sen muille käyttäjille tai kolmannelle.
• Käyttäjän tunnistustiedot ovat päätyneet sivulliselle.

Pääsyn estäminen yksittäiseltä Käyttäjältä ei päätä Asiakkaan sopimusta eikä vapauta maksuvelvollisuudesta.

Palveluntarjoaja voi muuttaa näitä ehtoja. Muutoksesta ilmoitetaan Palvelussa, ja Käyttäjää pyydetään hyväksymään muuttuneet ehdot seuraavan kirjautumisen yhteydessä. Jos Asiakas ei hyväksy muutosta, Asiakkaalla on oikeus irtisanoa tilaussopimus päättymään ennen muutoksen voimaantuloa.

Jos sopimuskaudesta ei ole sovittu tilaussopimuksessa, sopimus on voimassa toistaiseksi, ja kumpikin osapuoli voi irtisanoa sen päättymään kolmen kuukauden irtisanomisajalla.

Ehtojen muutoksesta ilmoitetaan vähintään 30 päivää ennen sen voimaantuloa. Lainsäädännön tai tietoturvan edellyttämä muutos voi tulla voimaan tätä nopeammin.

11. Vastuunrajoitus

Palveluntarjoaja vastaa Palvelun sopimuksenmukaisuudesta näiden ehtojen ja tilaussopimuksen mukaisesti. Palveluntarjoaja ei vastaa välillisestä vahingosta, kuten saamatta jääneestä voitosta, tuotannon keskeytymisestä tai kolmannen esittämästä vaatimuksesta.

Palveluntarjoaja ei vastaa hankintapäätöksestä, sen perusteluista tai lainmukaisuudesta, eikä hankintamenettelyssä tehdyistä valinnoista. Vastuu näistä on hankintayksiköllä kohdan 5 mukaisesti.

Vastuunrajoitus ei koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, eikä se rajoita sitä vastuuta, jota Suomen pakottavan lainsäädännön mukaan ei voi rajoittaa.

Palveluntarjoajan vahingonkorvausvastuu on yhteensä enintään niiden maksujen määrä, jotka Asiakas on maksanut Palvelusta vahinkoa edeltäneiden 12 kuukauden aikana. Jos Asiakas ei maksa Palvelusta, Palveluntarjoajan vastuu on rajattu siinä laajuudessa kuin pakottava lainsäädäntö sallii.

12. Ylivoimainen este

Osapuoli vapautuu velvoitteistaan ja velvollisuudesta maksaa vahingonkorvausta, jos velvoitteen täyttämättä jääminen johtuu ylivoimaisesta esteestä, jota osapuoli ei kohtuudella voinut ottaa huomioon eikä välttää.

Ylivoimaisena esteenä pidetään esimerkiksi sotaa, luonnonmullistusta, viranomaisen toimenpidettä, yleisen tietoliikenteen tai sähkönjakelun keskeytymistä sekä laajaa työtaistelutoimenpidettä.

Osapuolen on ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle osapuolelle ilman aiheetonta viivytystä ja kerrottava sen arvioitu kesto.

13. Sovellettava laki ja riidanratkaisu

Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintaa koskevia säännöksiä.

Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet ensisijaisesti neuvottelemalla.

Jos erimielisyyttä ei saada ratkaistua neuvottelemalla, se ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Helsingin käräjäoikeudessa, ellei tilaussopimuksessa ole sovittu toisin. Julkisen sektorin Asiakkaan kanssa voidaan tilaussopimuksessa sopia, että riidat ratkaistaan Asiakkaan kotipaikan käräjäoikeudessa.

14. Yhteystiedot

The Better One Oy, Y-tunnus 3597598-3, Itätuulenkuja 10 A, LT 1, 02100 Espoo, Suomi. Yhteydenotot: myynti@bidi.fi.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat asiat: tietosuoja@bidi.fi.