Käyttöehdot tarjoajille

1. Palvelu ja sen tarkoitus

BIDI (jäljempänä Palvelu) on The Better One Oy:n (jäljempänä Palveluntarjoaja) tuottama julkisten hankintojen kilpailutusalusta. Nämä ehdot koskevat Palvelun käyttöä tarjoajana.

Tarjoaja voi Palvelussa ylläpitää yritysprofiiliaan, selata julkisia kilpailutuksia, esittää hankintayksikölle lisäkysymyksiä, laatia ja jättää tarjouksia sekä vastata markkinakartoituksiin. Terveydenhuollon tuotteita toimittava tarjoaja voi lisäksi ylläpitää Palvelussa tuoterekisteriä.

Palvelu on työkalu hankintoihin osallistumiseen. Se ei ole virallinen ilmoituskanava eikä se korvaa hankintailmoitusten julkaisemista laissa säädetyssä kanavassa. Yksittäisen hankinnan menettelystä, määräajoista ja tarjoukselle asetetuista vaatimuksista määrää hankintayksikkö tarjouspyynnössään, eivätkä nämä ehdot muuta niitä.

Hankintayksiköt ja niiden lukuun työskentelevät käyttävät Palvelua hankintayksiköiden käyttöehtojen mukaisesti.

2. Osapuolet ja sopimuksen synty

Sopimuksen osapuolet ovat Palveluntarjoaja ja se tarjoajan organisaatio, jonka lukuun Palvelua käytetään (jäljempänä Asiakas). Palvelua Asiakkaan lukuun käyttävään henkilöön viitataan jäljempänä Käyttäjänä.

Sopimus syntyy, kun Käyttäjä hyväksyy nämä ehdot Asiakkaan lukuun.

Käyttäjä hyväksyy nämä ehdot kirjautuessaan Palveluun ensimmäisen kerran. Kun ehtoja muutetaan, Palvelu pyytää hyväksynnän uudelleen kohdan 11 mukaisesti. Palvelu tallentaa jokaisen Käyttäjän osalta hyväksynnän ajankohdan ja hyväksyttyjen ehtojen version.

Jos Käyttäjä toimii Palvelussa sekä tarjoajan että hankintayksikön puolella, hän hyväksyy kummankin puolen käyttöehdot erikseen.

Sopimusta sovelletaan, ellei Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välillä ole kirjallisesti toisin sovittu.

3. Rekisteröityminen ja tunnistautuminen

Palvelun käyttö edellyttää käyttäjätunnusta. Käyttäjä voi perustaa tarjoajan organisaation Palveluun tai liittyä jo olemassa olevaan organisaatioon. Yritysprofiilin perustiedot voidaan hakea Patentti- ja rekisterihallituksen avoimista tiedoista (YTJ). Käyttäjän on annettava oikeat ja ajantasaiset tiedot ja pidettävä ne ajan tasalla.

Palveluun kirjaudutaan Microsoftin työ- tai koulutilillä (Microsoft Entra ID), Google-tilillä tai sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Sähköpostikirjautumisen salasanoja hallinnoi Microsoft Entra External ID, eikä Palvelu näe eikä tallenna salasanoja. Sähköpostikirjautuminen pyytää salasanan jokaisella kirjautumiskerralla.

Palvelu ei itse edellytä monivaiheista tunnistautumista. Microsoft- tai Google-tilillä kirjauduttaessa tunnistautuminen noudattaa Käyttäjän organisaation omia käytäntöjä, ja Asiakas vastaa siitä, että ne ovat riittävät. Palveluntarjoaja suosittelee monivaiheisen tunnistautumisen käyttöä.

Kirjautumisistunto päättyy viimeistään kahdeksan tunnin kuluttua. Käyttöoikeudet tarkistetaan tietokannasta viiden minuutin välein, joten poistettu tai muutettu käyttöoikeus tulee voimaan viimeistään viiden minuutin kuluessa.

Käyttäjä sitoutuu olemaan esiintymättä toisena henkilönä tai muun kuin edustamansa organisaation edustajana. Palveluntarjoajalla on oikeus poistaa tunnukset, jos näin on tehty.

Käyttöoikeus on henkilökohtainen. Tunnistustietojen luovuttaminen kolmannelle on kielletty, ja Käyttäjä vastaa tunnistustiedoillaan tehdyistä toimista.

Käyttäjä ei kuitenkaan vastaa käytöstä, jos tunnistustiedot päätyvät sivulliselle Käyttäjästä riippumattomasta syystä, kuten Palveluntarjoajan järjestelmään kohdistuneen tietomurron vuoksi. Vastuun päättyminen edellyttää, ettei Käyttäjä estä Palveluntarjoajaa sulkemasta tunnuksia.

Jos on syytä epäillä, että tunnistustiedot ovat päätyneet sivullisen tietoon, Käyttäjän on vaihdettava kirjautumiseen käyttämänsä tilin salasana välittömästi siinä kirjautumispalvelussa, jota tili käyttää, ja ilmoitettava asiasta osoitteeseen myynti@bidi.fi. Yhteiskäytössä olevalta päätelaitteelta on kirjauduttava ulos.

4. Osapuolten oikeudet ja velvollisuudet

Asiakas saa näiden ehtojen mukaisen oikeuden käyttää Palvelua osallistuessaan julkisiin hankintoihin. Käyttöoikeutta ei saa siirtää eikä luovuttaa edelleen.

Palveluntarjoajalla on oikeus antaa Palvelun käyttöä koskevia ohjeita, ja Käyttäjä on velvollinen noudattamaan niitä.

Palveluntarjoaja kehittää Palvelua ja voi lisätä, muuttaa ja poistaa sen toiminnallisuuksia. Toiminnallisuutta olennaisesti heikentävistä muutoksista ilmoitetaan etukäteen. Esittelymateriaalissa esitetty ei sido Palveluntarjoajaa.

Asiakas vastaa Palveluun tuomastaan aineistosta, kuten yritysprofiilista, tarjouksista ja tuoterekisteristä, ja siitä, että sillä on oikeus käsitellä aineistoa Palvelussa. Palveluntarjoaja ei valvo eikä tarkista Asiakkaan Palveluun syöttämän aineiston oikeellisuutta tai lainmukaisuutta.

Asiakas vastaa siitä, ettei sen toiminta Palvelussa loukkaa lakia, kolmannen oikeuksia tai hyvää tapaa eikä aiheuta häiriötä Palvelulle tai sen muille käyttäjille. Jos Palveluntarjoajalla on perusteltu syy epäillä tämän kohdan vastaista toimintaa, se voi estää pääsyn Palveluun ja rajoittaa aineiston käyttöä välittömästi.

Palvelun tietokanta varmuuskopioidaan automaattisesti, ja se voidaan palauttaa mihin tahansa ajankohtaan viimeisen seitsemän päivän ajalta. Varmuuskopiot säilytetään seitsemän päivää, eikä niitä säilytetä toisella maantieteellisellä alueella. Liitetiedostot tallennetaan kolmena kopiona samassa konesalissa, eikä niistä oteta erillistä varmuuskopiota. Jos aineisto häviää tai vioittuu Palveluntarjoajan järjestelmässä, Palveluntarjoaja palauttaa sen ilman aiheetonta viivytystä.

5. Tarjoukset ja hankintamenettely

Hankintayksikkö määrää tarjouspyynnössään hankinnan menettelystä, määräajoista ja tarjoukselle asetetuista vaatimuksista. Palveluntarjoaja ei ole hankintamenettelyn osapuoli eikä voi muuttaa hankintayksikön asettamia määräaikoja tai vaatimuksia.

Asiakas vastaa tarjouksensa sisällön oikeellisuudesta ja siitä, että tarjous jätetään määräajassa. Tarjouksen voi perua ennen tarjousajan päättymistä.

Jätetty tarjous avautuu hankintayksikölle vasta tarjousajan päätyttyä. Tarjouksen yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero näkyvät hankintayksikölle, ja ne tulostuvat tarjouksesta muodostettavaan PDF-tiedostoon.

Jätetty tarjous on osa hankintayksikön hankinta-aineistoa. Sen käsittelystä, julkisuudesta ja säilyttämisestä vastaa hankintayksikkö sitä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Lisäkysymys välitetään kilpailutuksen hankintayksikölle, joka päättää vastauksesta ja sen julkaisemisesta. Markkinakartoitukseen annettu vastaus välitetään markkinakartoituksen järjestäneelle hankintayksikölle.

Kun hankintayksikkö julkaisee jälki-ilmoituksen Hilmaan (hankintailmoitukset.fi), ilmoituksessa on voittaneen tarjoajan nimi ja Y-tunnus. Julkaisusta päättää hankintayksikkö.

6. Tekoäly

Palvelun tarjoajille tarkoitetuissa toiminnoissa ei ole tekoälytoimintoja.

Hankintayksikkö voi käyttää Palvelun tekoälytoimintoja sille jätettyjen tarjousten arvioinnin tukena. Tekoäly ei tee hankintapäätöksiä. Tarjousten arvioinnista ja hankintapäätöksestä päättää ja vastaa hankintayksikkö.

Palveluntarjoaja ei kouluta tekoälymalleja Asiakkaan aineistolla, eikä Microsoft käytä Palvelun käyttämän Azure OpenAI -palvelun syötteitä tai vastauksia mallien kouluttamiseen eikä luovuta niitä OpenAI:lle.

7. Tarjoajan aineisto

Asiakkaan Palveluun tuoma aineisto, kuten yritysprofiili, tuoterekisteri ja keskeneräiset tarjoukset, pysyy Asiakkaan omistuksessa. Palveluntarjoaja käsittelee aineistoa Palvelun tuottamiseksi Asiakkaalle.

Jätetty tarjous on kohdan 5 mukaisesti osa hankintayksikön hankinta-aineistoa, eikä sitä poisteta Asiakkaan pyynnöstä hankintayksikön aineistosta.

Asiakas voi pyytää omaa aineistoaan 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Aineisto luovutetaan koneluettavassa muodossa: asiakirjat PDF-tiedostoina, rakenteinen tieto JSON- tai CSV-muodossa ja liitteet alkuperäisinä tiedostoina. Yksi luovutus on maksuton.

Asiakkaan oma aineisto poistetaan Palvelusta 90 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Varmuuskopioista aineisto poistuu, kun varmuuskopiot vanhenevat, eli seitsemän päivän kuluessa poistosta.

Henkilötietojen käsittelystä kerrotaan tarjoajien palvelun tietosuojaselosteessa.

8. Tietoturva

Palveluntarjoaja suojaa Palvelussa käsiteltäviä tietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein laittoman ja tahattoman häviämisen, muuttumisen ja luvattoman pääsyn varalta. Täydellistä tietoturvaa ei voida taata.

Asiakas vastaa omien päätelaitteidensa, tietoliikenneyhteyksiensä ja käyttöoikeushallintansa tietoturvasta sekä siitä, että Palvelun käyttöoikeudet poistetaan, kun Käyttäjä ei enää työskentele Asiakkaan lukuun.

Palvelussa on toteutettu seuraavat suojatoimet:

• Kaikki liikenne Palveluun on salattu (TLS 1.2 tai uudempi), ja tiedot ovat salattuina myös tallennettuina.
• Liikenne kulkee verkkosovelluspalomuurin (Azure Front Door) kautta, eivätkä Palvelun taustapalvelut ole suoraan internetin saavutettavissa.
• Kirjautumisistunto on salattu. Käyttöoikeudet perustuvat rooleihin ja organisaatioon, ja tarjoukset avautuvat hankintayksikölle vasta tarjousajan päätyttyä.
• Tiedostojen lataus- ja avauslinkit ovat voimassa vain muutaman minuutin. Ladatut tiedostot tarkistetaan haittaohjelmien varalta, ja havainto näytetään tiedoston kohdalla varoitusmerkintänä. Tiedostoa ei poisteta, joten Käyttäjän on arvioitava merkitty tiedosto ennen sen avaamista.
• Salaisuudet ja avaimet säilytetään Azure Key Vaultissa, ja Palvelun osat käyttävät niitä hallittujen identiteettien kautta.
• Tiedostojen käsittelystä pidetään lokia: kuka latasi, avasi tai poisti tiedoston, milloin ja mistä IP-osoitteesta.

Palvelun alustana oleva Microsoft Azure on sertifioitu muun muassa ISO/IEC 27001 -standardin mukaisesti. Palveluntarjoajalla itsellään ei ole tietoturvasertifiointia.

Palveluntarjoaja ilmoittaa Asiakkaalle tietoturvapoikkeamasta, joka koskee Asiakkaan aineistoa, ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 72 tunnin kuluessa poikkeaman havaitsemisesta.

9. Palvelun saatavuus

Palvelu on lähtökohtaisesti saatavilla ympäri vuorokauden vuoden jokaisena päivänä. Palveluntarjoaja ei kuitenkaan takaa Palvelun keskeytyksetöntä toimintaa eikä lupaa numeerista saatavuustasoa.

Palvelua päivitetään ja kehitetään tarpeen mukaan, ja huolto- sekä kehitystoimenpiteet voivat aiheuttaa käyttökatkoja. Ennakoitavissa olevista katkoista ilmoitetaan Palvelussa etukäteen. Suunnitellut huoltotoimet tehdään mahdollisuuksien mukaan virka-ajan ulkopuolella.

10. Immateriaalioikeudet

Kaikki Palveluun, sen toteutukseen ja Palveluntarjoajan tuottamaan aineistoon liittyvät immateriaalioikeudet kuuluvat Palveluntarjoajalle. Asiakas saa näiden ehtojen mukaisen rajatun käyttöoikeuden Palveluun sopimuksen voimassaolon ajaksi.

Oikeudet Asiakkaan Palveluun tuomaan aineistoon säilyvät Asiakkaalla. Jättämällä tarjouksen Asiakas antaa sen hankintayksikön käyttöön kyseisessä hankinnassa kohdan 5 mukaisesti.

Asiakkaalla ei ole oikeutta kopioida, muokata tai jälleenmyydä Palvelua tai sen osia, eikä käyttää Palvelua kilpailevan tuotteen kehittämiseen.

11. Sopimuksen voimassaolo ja päättyminen

Nämä ehdot ovat voimassa niin kauan kuin Asiakas käyttää Palvelua. Sopimus on voimassa toistaiseksi, ja kumpikin osapuoli voi irtisanoa sen päättymään kolmen kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksen päättyminen ei vapauta osapuolta velvoitteista, jotka ovat syntyneet ennen päättymistä.

Palveluntarjoaja voi estää Käyttäjän pääsyn Palveluun välittömästi, jos siihen on perusteltu syy. Perusteltu syy voi olla esimerkiksi jokin seuraavista, eikä luettelo ole tyhjentävä:

• Käyttäjä rikkoo näitä ehtoja tai voimassa olevaa lainsäädäntöä.
• Käyttäjä aiheuttaa häiriötä Palvelulle, sen muille käyttäjille tai kolmannelle.
• Käyttäjän tunnistustiedot ovat päätyneet sivulliselle.

Pääsyn estäminen yksittäiseltä Käyttäjältä ei päätä Asiakkaan sopimusta.

Palveluntarjoaja voi muuttaa näitä ehtoja. Muutoksesta ilmoitetaan Palvelussa, ja Käyttäjää pyydetään hyväksymään muuttuneet ehdot seuraavan kirjautumisen yhteydessä. Jos Asiakas ei hyväksy muutosta, Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään ennen muutoksen voimaantuloa.

Ehtojen muutoksesta ilmoitetaan vähintään 30 päivää ennen sen voimaantuloa. Lainsäädännön tai tietoturvan edellyttämä muutos voi tulla voimaan tätä nopeammin.

12. Vastuunrajoitus

Palveluntarjoaja vastaa Palvelun sopimuksenmukaisuudesta näiden ehtojen mukaisesti. Palveluntarjoaja ei vastaa välillisestä vahingosta, kuten saamatta jääneestä voitosta, tuotannon keskeytymisestä tai kolmannen esittämästä vaatimuksesta.

Palveluntarjoaja ei vastaa hankintayksikön tekemästä hankintapäätöksestä, sen perusteluista tai lainmukaisuudesta, eikä hankintamenettelyssä tehdyistä valinnoista. Niistä vastaa hankintayksikkö kohtien 5 ja 6 mukaisesti.

Vastuunrajoitus ei koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, eikä se rajoita sitä vastuuta, jota Suomen pakottavan lainsäädännön mukaan ei voi rajoittaa.

Jos Asiakas ei maksa Palvelusta, Palveluntarjoajan vastuu on rajattu siinä laajuudessa kuin pakottava lainsäädäntö sallii.

13. Ylivoimainen este

Osapuoli vapautuu velvoitteistaan ja velvollisuudesta maksaa vahingonkorvausta, jos velvoitteen täyttämättä jääminen johtuu ylivoimaisesta esteestä, jota osapuoli ei kohtuudella voinut ottaa huomioon eikä välttää.

Ylivoimaisena esteenä pidetään esimerkiksi sotaa, luonnonmullistusta, viranomaisen toimenpidettä, yleisen tietoliikenteen tai sähkönjakelun keskeytymistä sekä laajaa työtaistelutoimenpidettä.

Osapuolen on ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle osapuolelle ilman aiheetonta viivytystä ja kerrottava sen arvioitu kesto.

14. Sovellettava laki ja riidanratkaisu

Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintaa koskevia säännöksiä.

Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet ensisijaisesti neuvottelemalla.

Jos erimielisyyttä ei saada ratkaistua neuvottelemalla, se ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Helsingin käräjäoikeudessa.

15. Yhteystiedot

The Better One Oy, Y-tunnus 3597598-3, Itätuulenkuja 10 A, LT 1, 02100 Espoo, Suomi. Yhteydenotot: myynti@bidi.fi.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat asiat: tietosuoja@bidi.fi.