Näin se toimii

Hankinnan koko elinkaari tarpeesta sopimuksen hallintaan, vaihe vaiheelta

AI tukee, ammattilainen päättää. Järjestelmä avustaa ja tukee koko hankintapolun läpi.

BIDI laatii ehdotuksia, arvioi ja tarkistaa sisältöä ja työvaiheita hankinnan eri vaiheissa asiantuntijan työn tueksi. Se huolehtii eri vaiheiden linkittämisestä yhteen, ja luo datapankin hankinnan elinkaaresta.

Tunnista hankintatarpeesi

Kuvaa hankinnan tarve lähtötietoihin omin sanoin tai käytä BIDIä apuna. Kuvaa hankinnan kohde lyhyesti, kuten budjetti, tavoitteet ja tiedossa olevat muut haluamasi lähtötiedot.

BIDI vertaa hankintamenettelyn edetessä hankintamenettelyn prosessuaalisia ja sisällöllisiä valintoja aiemmin annettuihin lähtötietoihin. Se ehdottaa soveltuvimpia etenemistapoja lähtötietoihin verraten sekä pitää saadun informaation mukana koko hankintamenettelyn.

Osallista muut organisaatiosi asiantuntijat mukaan hankinnan valmisteluun helppokäyttöisellä lähtötietopyynnöllä. Vastaaminen on kevyttä: kutsuttu tunnistautuu joko sähköpostiinsa lähetettävällä kertakoodilla tai organisaationsa edustajana omilla tunnuksillaan.

BIDI dokumentoi hankintayksikön käyttöön kaiken tässä vaiheessa saadun tiedon ja käyttää sitä hankintamenettelyn jatkovaiheissa.

Valmistele hankintaa

Valmistele hankintasi hyödyntämällä saatavilla olevaa taustatietoa ja BIDI:lle jo antamiasi lähtötietoja. Voit käyttää esimerkiksi aiempaa osto- ja sopimusdataa, aiempia kilpailutusmateriaaleja, yleistä markkinatietämystä, taikka muuta haluamaasi tausta-aineistoa.

BIDI kokoaa aineiston yhteen ja auttaa tunnistamaan sen, mikä on hankinnan valmistelun kannalta olennaista.

Markkinakartoitus voidaan toteuttaa samassa työtilassa. BIDI:stä saadaan julkaistua myös Hilmaan tietopyyntö.

BIDI kerää saadun informaation, arvioi ja koostaa sen. BIDI työstää sen pohjalta ehdotuksia hankinnan varsinaista jatkotyöstöä tukien. Ammattilainen päättää, mikä kartoituksesta saatu informaatio ohjaa hankinnan sisältöä ja mikä ei.

Talteen jää: valmistelussa käytetty lähtöaineisto sekä markkinakartoituksen kysymykset, vastaukset ja johtopäätökset.

Laadi hankinta-asiakirjat

BIDI tukee monin tavoin varsinaisten hankinta-asiakirjojen laadinnassa. BIDI osaa hankintalain ajantasaiset vaatimukset: se huomioi automaattisesti esimerkiksi kynnysarvot ja vähimmäismääräajat, ehdottaa CPV-koodeja ja tunnistaa käyttökelpoisimman hankintamenettelyn.

BIDI avustaa asiantuntijaa hankinnan kohteen kuvauksen, hankinnan vaatimusten ja arviointikriteerien laadinnassa. Asiantuntija voi työstää ja parantaa vaatimuksia ja testata pisteytysmalleja BIDI:n avustamana.

BIDI huomioi aina aiemmissa vaiheissa kertyneen tiedon ja tarkistaa asiakirjakokonaisuuden varoittaen mahdollisista ristiriidoista.

Talteen jää: koko hankinta-asiakirjakokonaisuus, joka muodostuu menettelyn eri lakisääteisissä vaiheissa. Luonnosvaiheessa reaaliaikainen työstö ja versiohistoria tekijätietoineen. Mahdolliset korjaukset julkaistaan lakisääteisten ehtojen mukaisesti.

Luo vertailu ja tee hankintapäätös

Asiantuntija avaa tarjoukset. BIDI tarkistaa saapuneet tarjoukset sekä tekee ehdotuksen tarjousten vertailusta asiakirjoissa asetettujen arviointikriteerien mukaisesti. BIDI laatii ehdotukselle myös perustelut ja kuvaa auki pisteytyksen lopputuloksen hankintalain edellyttämällä tavalla.

Yhden saapuneen tarjouksen tilanteessa se huomioi uudet hankintalain vaatimukset, ja arvioi peilaten aiempiin valmisteluvaiheisiin, voidaanko menettelyä jatkaa vai ei.

Ammattilainen aina arvioi ja vahvistaa ehdotuksen pohjalta hankintapäätöksen sisällön ja lopputuloksen.

BIDI luo myös automaattisesti hankintalainsäädännön mukaisen hankintakertomuksen, johon se kerää kaiken hankintamenettelyssä ja sen valmistelussa syntyneen tarvittavan tiedon.

Talteen jää: hankintapäätösaineisto ja hankintalain edellyttämä menettelyä koskeva informaatio dokumentoituna (hankintakertomus).

Sopimus

Voit tehdä sopimuksen BIDI:ssä hyödyntäen BIDIn valmiita mallipohjia tai omia mallipohjiasi. Vaihtoehtoisesti voit ohittaa sopimusvaiheen, ja tehdä sopimuksen muussa järjestelmässä sekä tuoda sen tiedot BIDIin.

BIDI tarjoaa erillisenä moduulina laadukkaan sopimushallintatyökalun, joka mahdollistaa sopimuskauden aikaisen sopimussuhteen hallinnan dokumentointityökaluineen.

Talteen jää: halutessasi hankintasopimusaineisto.

Hankinnan tueksi

Työkalut, jotka tukevat koko prosessia

Hyödynnä vaikuttavuustyökaluja

BIDI yhdistää tiedon, älykkään analyysin ja käytännön työkalut kokonaisuudeksi, joka auttaa tunnistamaan säästöpotentiaalit, kehityskohteet ja vaikuttavimmat toimenpiteet. Sen avulla hankintaa voidaan johtaa entistä tavoitteellisemmin – ei vain toteuttaa yksittäisiä kilpailutuksia.

Tavoitteena ei ole pelkästään nopeampi prosessi, vaan vaikuttavampi hankinta. BIDI auttaa kohdentamaan aikaa ja resursseja sinne, missä niillä saavutetaan suurin hyöty, tekemään päätöksiä parempaan tietoon perustuen ja osoittamaan hankinnan aikaansaamat tulokset.

Lue lisää vaikuttavuustyökaluista

Saa parempia tarjouksia

Edistyksellinen tarjoajapuoli ei palvele ainoastaan tarjoajan tarpeita, vaan tuottaa merkittävää hyötyä myös hankintayksikölle. Kun tarjoajille tarjotaan selkeä, ohjattu ja tehokas tapa osallistua markkinakartoituksiin sekä kilpailutuksiin, hankintayksikkö saa käyttöönsä laadukkaampia ja keskenään paremmin vertailukelpoisia tarjouksia sekä aiempaa enemmän tietoa markkinasta.

Edistyksellinen tarjoajapuoli on siten hankintayksikölle konkreettinen keino parantaa hankintojen laatua, tehokkuutta ja kilpailun toimivuutta – ei ainoastaan tarjoajien käyttökokemusta.

Vähemmän epävarmuutta. Enemmän varmuutta.

Koko hankinnan elinkaari yhdessä paikassa, hankintatarpeesta sopimuskauden hallintaan. Yksi työkalu luo varmuutta ja helppoutta. Dokumentaatio ja prosessi kunnossa. Asiantunteva työkalu tukenasi ja apunasi koko matkan.

Katsotaan yhdessä, miten BIDI toimii teidän hankinnoissanne.

Varaa 30 minuutin esittely. Kerro etukäteen mihin haluat keskittyä, niin rakennamme esittelyn sen ympärille.

Varaa esittely

Tai kirjoita suoraan: myynti@bidi.fi