Usein kysytyt kysymykset

BIDI on kokonaisratkaisu eli kaiken kattava tekoälyä hyödyntävä kilpailutusjärjestelmä, joka sisältää kaikki kilpailutuksen vaiheet. BIDIssä voit tehdä hankinnan tarpeen kuvauksen, hankinnan valmistelun kokonaisuudessaan (mukaan lukien tietopyynnön tai muun markkinakartoituksen) sekä varsinaisen kilpailutuksen kaikkine vaiheineen.

BIDI on eForms-yhteensopiva. Voit julkaista tarjouspyynnön Hilmaan ja TEDiin, ottaa vastaan tarjoukset, vertailla ne sekä tehdä hankintapäätöksen ja sopimuksen. BIDI laatii automaattisesti muun muassa hankintakertomuksen.

BIDI on laadittu useamman hankintajuristin ja hankinta-asiantuntijan yhteistyönä. Kehitystyössä mukana olevilla hankinta-alan ammattilaisilla on laaja substanssiosaaminen hankinnoista monelta kymmeneltä vuodelta sekä käytännön kokemusta monipuolisesti eri toimialojen hankinnoista ja niille tyypillisistä haasteista.

Kattava hankinta-asiantuntemus on siten asiakkaan käytössä jo vietynä itse hankintajärjestelmän sisään: sen ansiosta muun ohella prosessin eteneminen, työkalut ja AI on toteutettu uudella tavalla. Voit toteuttaa hankinnan hyödyntäen hankinta-asiantuntemusta ilman, että omat hankintaresurssit menevät tiukille.

Et tarvitse BIDIn lisäksi muuta kilpailutusjärjestelmää. BIDI on hyvin matalalla kynnyksellä käyttöön otettava SaaS-palvelu, joka toimii nettiselaimessa ilman erillistä käyttöönotto- tai integraatiovaihetta.

Kyllä. BIDIssä on myös tarjousportaali, jonne tarjoaja rekisteröityy. Tarjousten jättö tapahtuu siten BIDIssä, ja tarjoukset myös käsitellään BIDIssä.

Myös tarjoajapuoli sisältää täysin uudenlaisia ominaisuuksia, jotka helpottavat tarjouksen laatimista ja jättämistä.

BIDIssä voi joko laatia sopimuksen tai tuoda sinne hankintasopimuksen, joka on tehty muussa järjestelmässä. Sopimusvaiheen voi myös halutessaan ohittaa, jos sopimushallintaan käytetään muuta BIDIn ulkopuolista työkalua. Sopimuskauden aikaiseen hallintaan on tulossa BIDIin lisätyökaluja ja ominaisuuksia.

BIDI hyödyntää kaupallisia kielimalleja, joita käytetään mallitoimittajan rajapinnan kautta. BIDI ei kouluta omia malleja, eikä asiakkaan aineistoa käytetä mallien kouluttamiseen.

Se, mikä BIDIssä on koulutettua, on hankintaosaaminen. Mallin ympärille on rakennettu hankinnan ammattilaisten parhaat käytännöt: prosessin vaiheistus, kysymyspatteristot, asiakirjapohjat, tarkistuslistat ja hankintalain reunaehdot. AI ei siis päättele omin päin, miten kilpailutus tehdään, vaan noudattaa hankintajuristien ja -asiantuntijoiden määrittelemää tapaa.

Käytännössä AI toimii hankinta-avustajana. Se laatii ehdotuksia hankinnan kuvauksesta, vaatimuksista ja vertailuperusteista, jäsentää ja tiivistää valmisteluvaiheessa ladatun aineiston, tarkistaa asiakirjojen johdonmukaisuutta ja puuttuvia kohtia sekä avustaa tarjousten käsittelyssä. Kerromme aina, missä kohdin prosessia AI:ta käytetään ja mihin sen ehdotukset perustuvat.

AI ei tee hankintapäätöksiä eikä hyväksy asiakirjoja itsenäisesti. Jokainen ehdotus on ammattilaisen tarkistettavissa ja muokattavissa, ja päätöksen tekee aina ihminen.

Kyllä voi. BIDIssä on useita uudenlaisia työkaluja ja mahdollisuuksia markkinavuoropuhelun toteuttamiseen.

Kaikki kussakin kilpailutuksessa syntynyt aineisto säilyy kootusti BIDIssä, sillä muun muassa asiantuntijoiden ja markkinoiden kanssa käytävät vuoropuhelut voidaan toteuttaa interaktiivisesti BIDIssä. Erillisille sähköpostiketjuille ja rinnakkaisille tiedostoversioille ei siis ole samaa tarvetta kuin ennen.

BIDI myös hyödyntää sinne hankinnan valmisteluvaiheessa ladattua materiaalia — aiempaa tarjouspyyntöä, ostodataa ja muita asiakirjoja — varsinaisen tarjouspyynnön laadinnassa. Kaikki tieto säilyy siis yhdessä paikassa siten, että järjestelmä huolehtii tiedon mahdollisimman kattavasta hyödyntämisestä prosessin myöhemmissä vaiheissa.

Hankinta-aineisto sisältää liikesalaisuuksia ja ennen tarjousajan päättymistä tarjoustietoa, jota kukaan ei saa nähdä etuajassa. Tietoturva on siksi BIDIssä suunnittelun lähtökohta, ei päälle liimattu ominaisuus.

Pääsynhallinta perustuu rooleihin: jokainen näkee vain sen, mihin hänelle on annettu oikeus. Organisaation ulkopuoliset asiantuntijat ja tarjoajat kutsutaan kommentoimaan rajatulla kutsulinkillä, joka avaa vain sen näkymän, jonka hankinnasta vastaava on itse määritellyt. Jokainen kutsuttu tunnistautuu ennen näkymän avautumista joko sähköpostiinsa lähetettävällä kertakoodilla tai organisaationsa edustajana omilla tunnuksillaan.

Jokainen toimenpide kirjautuu jäljitettävään lokiin. Koko kilpailutus, tarpeen tunnistamisesta hankintapäätökseen, on dokumentoitu ja jälkikäteen todennettavissa. Sama jäljitettävyys, joka tekee hankinnasta puolustettavan mahdollisessa muutoksenhaussa, palvelee myös tietoturvaa.

Henkilötietoja käsitellään vain hankintamenettelyn edellyttämässä laajuudessa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, ja tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) mallipohja on saatavilla pyynnöstä. Asiakkaan data on saatavissa ulos koko sopimuksen ajan, ja se luovutetaan myös sopimuksen päättyessä.

BIDIn pilotit ovat jo alkaneet asiakkaiden kanssa. Voit pyytää pilottiin liittyvää yhteydenottoa ja tarjousta siis vaikka heti. Otamme tällä hetkellä vastaan uusia pilottiasiakkuuksia ja kuulemme mielellämme lisää tarpeistanne hankintajärjestelmään liittyen.

Pilotit toteutetaan kokeneiden hankintajuristien ja -konsulttien toimesta siten, että asiakkaan resursseja sidotaan pilottiin mahdollisimman vähän. Asiakas pääsee osallistumaan pilotin seurantaan, kommentoimaan järjestelmää ja arvioimaan sen hyötyjä omassa hankintatoimessaan.

BIDIin tulevat kaikki hankintamenettelyt, jotka hankintalainsäädäntö tunnistaa. Tällä hetkellä pilotissa voi toteuttaa hankinnan avoimella menettelyllä (kansallinen tai EU-hankinta) sekä pienhankintana. Muut menettelytyypit otetaan vaiheittain käyttöön tulevina kuukausina.

Kyllä. BIDIssä voit tehdä sekä EU- että kansallisia hankintoja, mutta myös pienhankintoja. BIDIssä on erillinen pienhankintaportaali kynnysarvot alittaville kilpailutuksille, ja se sisältää uudenlaisia työkaluja ja ominaisuuksia, jotka helpottavat pienhankintojen toteuttamista.

BIDIssä on mahdollisuus interaktiiviseen yhteistyöhön muun muassa substanssiasiantuntijoiden ja tarjoajien kanssa. Voit helposti osallistaa muita sidosryhmiä hankinnan valmisteluun uudenlaisilla työkaluilla, joilla määrittelet itse, mikä näkymä valmisteilla olevaan hankintaan kullekin avataan.

Valitsemasi asiantuntijat tai tarjoajat pääsevät kutsulinkin avulla kommentoimaan BIDIä reaaliaikaisesti. Kutsuttu tunnistautuu joko sähköpostiinsa lähetettävällä kertakoodilla tai organisaationsa edustajana omilla tunnuksillaan, joten erillistä käyttöönottoa ei tarvita. Voit myös seurata BIDIssä kommentointipyyntöihin vastaamista ja lähettää automaattisia muistutuksia.

Hankinnan valmistelussa ja tarjouspyynnön laadinnassa voi edelleen hyödyntää erillisiä asiakirjoja, kuten tähänkin asti. BIDI on kuitenkin rakennettu siten, ettei käyttäjän tarvitse missään valmistelun vaiheessa laatia mitään järjestelmästä erillisiä asiakirjoja.

Tarjouslomakkeen voi laatia Excel-muotoa vastaavasti BIDIn hankinta-avustajaa hyödyntämällä, ja esimerkiksi referenssilomakkeet ovat suoraan järjestelmän sisällä niiden tavanomaisessa muodossa. Käyttäjä voi halutessaan ladata tarjouspyyntöaineistot järjestelmästä myös Word-muodossa, jos kommentointi on muille asiantuntijoille sitä kautta helpompaa tai jos interaktiivinen työskentelytapa ei ole mieluisin.